Cómo configurar el horario laboral en Google Calendar

Hay muchas funciones de productividad ocultas a las que tienes acceso en tu cuenta de Google. Por ejemplo, puedes crear y usar plantillas de Gmail si envías regularmente el mismo tipo de correo. De manera similar, puedes configurar tu horario laboral en Google Calendar, para que fuera de ese horario, tus colegas no te molesten. Muchas personas no saben que Google Calendar tiene una opción para configurar tu horario laboral. Sigue esta guía para aprender cómo hacerlo.

Cómo configurar el horario laboral en Google Calendar

Si configuras tu horario laboral en Google Calendar, las personas podrán ver inmediatamente si estás de servicio o al menos disponible para una reunión breve con solo un vistazo. Esto puede evitar esos largos intercambios para saber si estás trabajando o no. Ten en cuenta que la capacidad de configurar tu horario laboral solo está disponible para los titulares de cuentas de Google Workspace. La función no está disponible para los usuarios de cuentas personales de Gmail.

1. Abra Google Calendar en la web.
2. Haga clic en el ícono de engranaje en la parte superior derecha.
3. Seleccione Horas de trabajo y ubicación en General.

4. Marque la casilla junto a Habilitar horario laboral .
5. Establezca sus horas y días de trabajo según sea necesario.

Una vez configurado, las personas serán informadas sobre si estás disponible o no según tu horario laboral cada vez que envíen una invitación de Google Calendar.

Solo las personas de tu organización de Google Workspace pueden ver esto. Si te invita una persona que no pertenece a tu organización, tu disponibilidad no aparecerá.

No puedes configurar tu horario laboral en Google Calendar desde un iPhone o un dispositivo Android, ya que la función solo está disponible en la web. También deberías considerar sincronizar tu estado de Slack con Google Calendar para asegurarte de que las personas sepan cuándo estás en una reunión.

Cómo indicar que estás fuera de la oficina en Google Calendar

Si tienes que hacer algunas diligencias urgentes y quieres avisar a las personas que te acompañen que no estarás disponible para una reunión, puedes configurar tu cuenta de forma que muestre que estás fuera de la oficina. Esto evita automáticamente que cualquier persona de tu organización se ponga en contacto contigo. Sigue estos pasos para activar esta función.

1. Abra Google Calendar.
2. Haga clic en Crear.
3. Seleccione Fuera de oficina.

4. Ajuste su fecha y hora según corresponda.
5. Marque la opción Rechazar reuniones automáticamente.
6. Alterne entre Solo nuevas invitaciones a reuniones o Reuniones nuevas y existentes.

7. Haga clic en Guardar.

Una vez que habilite el modo Fuera de oficina, las personas dentro de su organización verán esto cuando le envíen una invitación a una reunión.

Ahorre tiempo a todos gestionando sus horas de trabajo

Puede que pienses que configurar tu horario laboral en Google Calendar no es gran cosa, pero el tiempo que ahorras se acumulará a largo plazo. Si todas las personas de una organización hicieran esto, sería más fácil para todos fijar reuniones y fechas límite, sin largas conversaciones. Ahora bien, si quieres limpiar el desorden de tu bandeja de entrada, aquí te mostramos cómo puedes comprobar y cancelar la suscripción a boletines informativos en Gmail.

Preguntas frecuentes

P: ¿Por qué no puedo configurar el horario laboral en mi Google Calendar?

R: Esta función es exclusiva para los titulares de cuentas de Google Workspace. Sin embargo, si aún no ves la función en una cuenta de Workspace, habla con tu administrador y pídele que la habilite.

P: ¿Cuántas veces puedo cambiar mi horario laboral en Google Calendar?

R: Puedes cambiar esto tantas veces como quieras. Sin embargo, las personas no recibirán ninguna notificación sobre los cambios que realices en tu horario laboral si ya te enviaron una invitación a una reunión.

P: ¿Se cancelarán las reuniones programadas si configuro mi agenda como Fuera de oficina en Google Calendar?

R: Depende de la configuración que elijas una vez que selecciones Fuera de la oficina. Si seleccionas Invitaciones nuevas y existentes, tu cuenta de Google rechazará automáticamente cualquier invitación a reuniones que ya se haya enviado.