Cómo migrar de Outlook a Google Workspace

Google Workspace es una herramienta de productividad y colaboración imprescindible para las empresas, que ofrece una amplia gama de funciones. Microsoft tiene su propia alternativa en Outlook, pero no es tan sofisticada como la que ofrece Google. Si Outlook te frustra y quieres una mejor experiencia, sigue esta guía para migrar a Google Workspace.

Durante el proceso de migración, debes guardar un archivo PST de Outlook. La herramienta GWMMO (Google Workspace Migration for Microsoft Outlook) solo funciona con archivos PST editables, no con archivos de solo lectura. Al mismo tiempo, la herramienta no tiene en cuenta la eliminación de duplicados durante la migración. Si tienes notas y fuentes RSS de Outlook, es posible que tengas problemas para migrarlas a Google Workspace.

Puedes sincronizar Outlook con Gmail si solo utilizas el servicio de correo electrónico de Google.

Migración de Outlook a Google Workspace con GWMMO

Migrar de Outlook a Google Workspace es sencillo y se puede completar rápidamente mediante la herramienta Google Workspace Migration for Microsoft Outlook (GWMMO).

1. Configuración de una cuenta de Google Workspace

Primero deberás tener una cuenta de Google Workspace en funcionamiento donde moverás tus archivos.

1. Vaya a Google Workspace.
2. Haga clic en Comenzar.

3. Ingrese el nombre de su empresa y especifique el número de empleados y la región.
4. Complete su nombre y dirección de correo electrónico.
5. Puedes usar tu cuenta actual de Gmail o tu correo electrónico de la empresa para la cuenta de Workspace. Si usas una cuenta de Gmail, se agregará a Google Workspace.
6. Una vez que hayas terminado, inicia sesión en tu cuenta de Gmail. Por primera vez, puedes probar la opción de prueba de 14 días o suscribirte al plan premium según tu presupuesto.

2. Instalar la herramienta GWMMO

Ahora que tiene una cuenta de Google Workspace en funcionamiento, el siguiente paso es instalar la herramienta GWMMO necesaria para la migración.

1. Vaya a la página de Migración de Google Workspace para Microsoft Outlook .
2. Descargue la herramienta GWMMO desde aquí
3. Instale la aplicación en su PC con Windows.
4. Abra la herramienta GWMMO desde el menú Inicio de su PC.

3. Exportar archivo PST de Outlook desde la aplicación Outlook

Para transferir archivos desde su cuenta de Outlook a su cuenta de Google Workspace, debe guardar el archivo de tabla de almacenamiento personal (PST) de su correo de Outlook de forma local en su PC. Así que, hagámoslo.

1. Abra la aplicación Outlook.
2. Haga clic en Archivo y seleccione Abrir y exportar .
3. A continuación, haga clic en Importar/Exportar .
4. Seleccione Exportar a un archivo y haga clic en Siguiente .
5. Seleccione la opción Archivo de datos de Outlook (.pst) .
6. Seleccione las carpetas de correo que desea exportar y luego haga clic en Siguiente .
7. Luego, guarde el archivo PST de Outlook en su unidad local. Lo guardaremos como export_files.pst.
8. Una vez que haya guardado el archivo, haga clic en Finalizar .

También puedes establecer una contraseña para los archivos PST al exportarlos. Asegúrate de anotarla en algún lugar o tendrás que volver a exportarlos.

4. Uso de la herramienta GWMMO para la migración.

Una vez que su archivo PST esté listo en su unidad local, puede usar la aplicación GWMMO que instaló para la migración.

1. Inicie la herramienta GWMMO.
2. Ingresa tu correo de Google Workspace.
3. Serás dirigido a tu navegador para que otorgues acceso a tu cuenta de Gmail. Haz clic en Permitir . Si tienes habilitada la autenticación de dos factores para la cuenta de Workspace , también debes ingresar el código de autenticación.
4. Ahora, puedes elegir el archivo PST de Outlook que guardaste en la unidad local.
5. Seleccione los datos que desea migrar.
6. Espere unos minutos y haga clic en Aceptar cuando finalice el proceso de migración .

Verá que el archivo PST de Outlook migrado se ha organizado bajo una etiqueta “export_files” en Gmail.

Copia de seguridad antes de la migración

Si desea acelerar su productividad y mejorar su eficiencia en el trabajo, considere migrar a Google Workspace y disfrutar de sus ventajas y beneficios. Si bien Outlook y Google Workspace son excelentes herramientas de productividad con características distintivas y sólidas, Google Workspace le ofrece una gran relación calidad-precio. Dicho esto, asegúrese de tener una copia de seguridad de todos los archivos y planifique si necesita volver a Outlook.

Preguntas frecuentes

P: ¿Qué es la sincronización de G Suite para Microsoft Outlook?

R: Si recientemente cambió a Google Workspace pero tiene empleados que aún prefieren Microsoft Outlook, puede usar un complemento llamado GWSMO. Este complemento permite a los usuarios sincronizar su correo electrónico, eventos del calendario, contactos, notas y tareas entre su nueva cuenta de Google y Outlook.

P: ¿Puedo migrar mis correos electrónicos existentes de Microsoft Exchange Server a Google Workspace?

R: Si viene de Microsoft Exchange Server 2003-2016 o Exchange Online (Microsoft 365), puede migrar sus datos de correo electrónico a Google Workspace mediante el servicio de migración de datos.